Vpis v vrtec poteka vsako leto spomladi za naslednje šolsko leto. Ponavadi v marcu se razpiše javni vpis novincev in določi rok za oddajo vlog (ponavadi 31. marec). Če vrtec prejme več vlog, kot je prostih mest, o sprejemu odloča komisija.

Za sprejete otroke starši podpišejo z vrtcem pogodbo o določitvi medsebojnih pravic in obveznosti staršev in vrtca in s tem potrdijo vključitev otroka v vrtec. Otroke, ki v vrtec niso sprejeti, komisija razporedi na čakalni seznam. Vrtec naknadno sprejema otroke s čakalnega seznama v primeru odpovedi in dodatne sprostitve prostih mest.

Vpis in sprejem otroka v vrtec je izjemoma, v primeru prostega mesta, možen tudi tekom šolskega leta. To v praksi pride v poštev samo za 2. starostno obdobje (za starost 3 leta in več), glede na dolge čakalne liste v 1. starostnem obdobju.

Vrtec lahko sprejme otroka ob dopolnitvi starosti enega leta oziroma najmanj 11 mesecev.

Vpis v vrtec poteka v skladu s postopki, ki jih določa Mestna občina Ljubljana:
http://www.ljubljana.si/si/zivljenje-v-ljubljani/druzine-otroci-mladi/vpis_otroka_vrtec/
Na zgornji povezavi je objavljen tudi novi Odlok o sprejemu otrok, ki je bil objavljen v Uradnem listu RS 1. 10. 2010 .

Vzorec pogodbe med starši in vrtcem: pogodba-vrtec-starsi.pdf

Po podpisu pogodbe starši uredijo še naslednjo dokumentacijo:

• potrdilo o zdravstvenem stanju otroka (oddajo vzgojiteljici prvi dan vstopa v vrtec),
• vloga za znižano plačilo programov vrtca (obrazec DZS-VRT/1).